会计从业资格考试网-全国会计从业资格证考试门户网站 资讯订阅 TAG标签 收藏本站 设为首页
北京 天津 河北 山西 湖北 江苏 安徽 山东 四川 重庆 贵州 云南 辽宁 吉林 广东 广西
上海 浙江 江西 福建 湖南 宁夏 海南 河南 黑龙江 西藏 陕西 青海 甘肃 新疆 内蒙古 深圳

2013全国版会计电算化讲义:第四章第二节-电算化会计账务处理流

时间:2013-07-26 来源: 会计从业资格考试网
2013全国版会计电算化讲义:第四章第二节-电算化会计账务处理流程 第二节 电算化会计账务处理流程 下面以用友畅捷通T3软件为例,对财务软件处理流程进行系统讲解。 用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息

会计从业资格考试网www.kjcyks.com搜集整理

2013全国版会计电算化讲义:第四章第二节-电算化会计账务处理流程

第二节 电算化会计账务处理流程

  下面以用友畅捷通T3软件为例,对财务软件处理流程进行系统讲解。

  用友畅捷通T3软件是用友软件股份有限公司的全资子公司畅捷通软件有限公司面向中小型企业信息化需求设计的管理系统。该软件以客户为核心,集产、供、销、财一体解决方案,突出了对关键流程的控制,实现了对主要业务过程的全面管理,其智能化管控平台支持立体综合统计分析,使企业能够更快应对市场变化、更强管控关键流程、更全洞察运营全貌,为企业科学决策提供依据。此外,其易学易用的流程化设计,方便安装的特性,便于广大院校、个人用户学习使用。

  一、总体框架

  (一)总体结构

  T3由总账管理、往来管理、现金管理、项目管理、财务报表、工资管理、固定资产管理、财务分析、应收管理、应付管理、采购管理、销售管理、库存管理、存货核算等主要部分组成,本套会计电算化教材所涉及到的模块为总账、财务报表、工资、应收、应付、固定资产系统。

  (二)企业账套建立及系统启用基本操作

  1.操作流程

  企业建账的工作流程如图所示。为了方便操作,会计信息系统中大都设置了建账向导,用来引导用户的建账过程。

二、系统管理操作

  (一)系统管理使用者

  鉴于系统管理模块在整个会计信息系统中的地位和重要性,因此,对系统管理模块的使用系统予以严格控制。系统只允许以两种身份注册进入系统管理。一是以系统管理员(admin)的身份,二是以账套主管的身份。

  1.以系统管理员的身份注册系统管理

  系统管理员负责整个应用系统的总体控制和维护工作,可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入,可以进行账套的建立、引入和输出(恢复和备份),设置操作员和权限,监控系统运行过程,清除异常任务等。

  系统管理员是系统中权限最高的操作员,他要对系统数据安全和运行安全负责。通用会计信息系统中一般预置默认的系统管理员及口令,企业在正确安装应用系统后,应该及时更改系统管理员的密码,以保障系统的安全性。

  2.以账套主管的身份注册系统管理

  账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所管理的账套进行修改、对年度账的管理(包括创建、清空、引入、输出以及各子系统的年末结转),以及该账套操作员权限的设置。

  (二)启动与注册系统管理

  例4-1:

  以系统管理员(admin)的身份启动并注册系统管理。

  (三)增加操作员

  操作员是指有权登录系统并对系统进行操作的人员。每次注册或登录系统,都要进行操作员身份的合法性检查。操作员及权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能,只有进行严格的操作分工和权限控制,才可能一方面避免与业务无关人员对系统的操作,另一方面对系统所含的各个子产品的操作进行协调,以保证系统的安全与保密。

  只有系统管理员有权限增加操作员。增加系统操作员时,必须明确以下关于操作员的特征信息:编号、姓名、口令和所属部门。

  例4-2:

  (四)建立账套

  建立账套是企业应用会计信息系统的首要环节,其中涉及很多与日后核算相关的内容。为了方便操作,会计信息系统中大都设置了建账向导,用来引导用户的建账过程。建立企业账套时,需要向系统提供以下表征企业特征的信息,归类如下:

  (1)账套基本信息:包括账套号、账套名称、账套启用日期及账套路径。

  由于在一个会计信息系统中,可以建立多个企业账套,因此必须设置账套号作为区分不同账套数据的唯一标识。

  账套名称一般用来描述账套的基本特性,可以输入核算单位简称或用该账套的用途命名。账套号与账套名称是一一对应的关系,共同来代表特定的核算账套。

  账套路径用来指明账套在计算机系统中的存放位置,为方便用户,应用系统中一般预设一个存储位置,称其为默认路径,但允许用户更改。

  账套启用日期用于规定该企业用计算机进行业务处理的起点,一般要指定年、月。启用日期在第一次初始设置时设定,一旦启用不可更改。在确定账套启用日期的同时,一般还要设置企业的会计期间,即确认会计月份的起始日期和结账日期。

  (2)核算单位基本信息:包括企业名称、简称、地址、邮政编码、法人、通讯方式等。

  在以上各项信息中,单位全称是必须项,因为发票打印时要使用企业全称,其余情况全部使用企业的简称。

  (3)账套核算信息:包括记账本位币、行业性质、企业类型、账套主管、编码规则、数据精度等。

  记账本位币是企业必须明确指定的,通常系统默认为人民币,很多软件也提供以某种外币作为记账本位币的功能。为了满足多币种核算的要求,系统都提供设置外币及汇率的功能。

  企业类型是区分不同企业业务类型的必要信息,选择不同的企业类型,系统在业务处理范围上有所不同。

  行业性质表明企业所执行的会计制度。行业性质的选择将决定企业用到的一级会计科目。企业从方便使用出发,系统一般内置不同行业的一级科目和部分常用二级科目供用户选择使用,在此基础上,用户可以根据本单位的实际需要增设或修改必要的明细核算科目。

  编码方案,又叫编码规则,是对企业关键核算对象进行分类级次及各级编码长度的指定,以便于用户进行分级核算、统计和管理。编码方案设置包括级次和级长的设定。级次是指编码共分几级,级长是指每级编码的位数。可设置编码方案的内容一般包括科目编码、存货分类编码、地区分类编码、客户分类编码、供应商分类编码、部门编码和结算方式编码等。编码方案的设置取决于核算单位经济业务的复杂程度、核算与统计要求。

  以会计科目编码为例,如果在确定编码方案时,设置会计科目编码规则为4-2-2,意味着企业会计科目编码共分四级,一级会计科目为4位,二级会计科目为2位,三级会计科目编码也为2位。那么在建立会计科目时,就需要遵从以上设置原则,如银行存款各级科目编码示意如下:

  科目名称:银行存款-中行-人民币

  科目级次: 一级 二级 三级

  科目编码: 1002 01 01

  编码规则: 4-2-2

  数据精度:是指定义数据的保留小数位数。在会计核算过程中,由于各企业对数量、单价的核算精度要求不一致,有必要明确定义主要数量、金额的小数保留位数,以保证数据处理的一致性。

  例4-3:

  (1)账套信息

  账套号:888;账套名称:北京新瑞科技有限公司;采用默认账套路径;启用会计期:2011年1月;会计期间设置:1月1日至12月31日。

  (2)单位信息

  单位名称:北京新瑞科技有限公司;单位简称:新瑞科技。

  (3)核算类型

  该企业的记账本位币为人民币(RMB);企业类型为工业;行业性质为2007年新会计准则;账套主管为陈力;按行业性质预置科目。

  (4)基础信息

  该企业有外币核算,进行经济业务处理时,需要对存货、客户、供应商进行分类。

  (5)分类编码方案

  科目编码级次:4222

  其他:默认

  (6) 数据精度

  该企业对存货数量、单价小数位定为2。

  (7)系统启用

  “总账”模块的启用日期为“2011年1月1日”。

  (五)权限分配

  根据企业内部控制的要求,系统操作员要有严格的岗位分工,不能越权操作。权限设置就是对允许登录系统的操作员规定操作权限,严禁越权操作的行为发生。

  系统管理员和账套主管,两者都有权设置操作员的权限。所不同的是,系统管理员可以指定或取消某一操作员为一个账套的主管,也可以对系统内所有账套的操作员进行授权;而账套主管的权限局限于他所管辖的账套,在该账套内,账套主管默认拥有全部操作权限,可以针对本账套的操作员进行权限设置。

  账套主管自动拥有所在模块的所有操作权限。

  例4-4:

  (1)陈力--账套主管

  负责财务软件运行环境的建立,以及各项初始设置工作;负责财务软件的日常运行管理工作,监督并保证系统的有效、安全、正常运行;负责总账系统的凭证审核、记账、账簿查询、月末结账工作;负责报表管理及其财务分析工作。

  具有系统所有模块的全部权限。

  (2)李南—出纳

  负责现金、银行账管理工作。

  具有“总账-出纳签字”权限,具有“现金管理”的全部操作权限。

  (3)刘阳—会计

  负责总账系统的凭证管理工作、客户往来和供应商往来管理工作及报表管理工作。

  具有“总账”、“往来”、“财务报表”的全部权限。

 

(二)系统初始化

  1、设置选项。

  首次启用一个新建账套的账务处理子系统或启用一个账务处理子系统之后,都可以对账务处理子系统的控制功能作进一步的设置。这些设置对后面的操作将产生影响,因此在设置时要小心,考虑周全。

  1.凭证控制设置

  (1)制单控制:在填制凭证时,系统所能够进行的控制。

  ●制单序时控制:制单时,凭证编号必须按日期顺序排列。

  ●资金及往来赤字控制:制单时,当现金、银行科目的最新余额出现负数时,系统将予以提示。

  ●可以使用其他系统受控科目:若某科目为其他系统的受控科目(如:客户往来科目为应收、应付系统的受控科目),一般说来,为了防止重复制单,应只允许其受控系统来使用该科目进行制单,账务处理子系统是不能使用此科目进行制单的,但如果用户希望在总账系统中也能使用这些科目填制凭证,则应选择此项。

  ●允许修改他人填制的凭证:在制单时可修改别人填制的凭证。

  ●支票控制:在制单时录入了未在支票登记簿中登记的支票号,系统将提供登记支票登记簿的功能。

  ●制单权限控制到科目:在制单时,操作员只能用具有相应制单权限的科目制单。

  (2)外币核算:如果企业有外币业务,则应选择相应的汇率方式──固定汇率、浮动汇率。“固定汇率”即在制单时,一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。“浮动汇率”即在制单时,按当日汇率折算本位币金额。

  (3)凭证控制:处理凭证时,系统能够进行的操作控制。

  ●凭证审核控制到操作员:允许对审核凭证权限作进一步细化,如只允许某操作员审核其本部门的操作员填制的凭证,而不能审核其他部门操作员填制的凭证。并应通过“明细权限”去作进一步的设置。

  ●出纳凭证必须经由出纳签字:含有现金、银行科目的凭证必须由出纳人员对其核对签字后才能记账。

  2.账簿设置

  3.明细权限设置

  例4-5:

  设置“出纳凭证必须经由出纳签字”参数

  2、设置部门档案

  部门是指与企业财务核算或业务管理相关的职能单位,不一定与企业设置的现存部门一一对应。设置部门档案的作用在于:企业的收入、费用通常以部门为单位归集;提供职工薪资按部门统计;企业购置的固定资产需要按部门进行管理。

  例4-6:


部 门 编 码

部 门 名 称

部 门 编 码

部 门 名 称

1

综合部

2

销售部

101

管理室

3

采购部

102

财务室

4

研发部

  3、设置职员档案

  职员是指与企业业务活动有关的企业员工。如采购员、销售员等。设置职员档案的作用在于:按职员记录借款还款情况;按职员统计销售业绩;追踪订单等。

  例4-7:


职 员 编 号

职 员 名 称

所 属 部 门

101

张明

管理室

102

陈力

财务室

103

李南

财务室

104

刘阳

财务室

201

赵达

销售部

301

白方

采购部

401

周江

研发部

  4、设置客户档案。如果企业需要进行往来账管理,必须设置客户档案。将企业客户的详细信息录入客户档案中。建立客户档案直接关系到对客户数据的统计、汇总和查询等分类处理。在销售管理等业务中需要处理的客户档案资料,应先在本功能中设定,如有变动应及时在此进行调整。客户档案主要包括“客户编号”、“开户银行”等基本信息和联系方式及信用等级等信息。


客户编号

客户名称

客户简称

所属分类码

所属地区

地址

001

北京汇仁学校

汇仁学校

01

04

北京市海淀区上地路1号

002

大连海光公司

大连海光

02

04

大连市红河区花园路6号

  5、设置供应商档案。企业如果需要进行往来账管理,必须将企业供应商的详细资料录入供应商档案。建立供应商档案直接关系到对供应商数据的统计、汇总和查询等分类处理。在采购管理等业务中,需要处理的供应商的档案资料,应先在本功能中设定,如有变动应及时在此进行调整。

  例4-9:


供应商编号

供应商名称

供应商简称

所属分类码

所属地区

地址

001

北京万明公司

北京万明

03

04

北京市朝阳区十里堡8号

002

北京利源公司

北京利源

02

04

北京市海淀区开拓路9号

  6、设置外币及汇率。汇率管理是专为外币核算服务的。企业如有外币业务,应进行外币及汇率的设置。外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率的数值,并不决定在制单时究竟是使用固定汇率还是浮动汇率,制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。

  例4-10:

  币符:USD;币名:美元;固定汇率1:6.8

7、设置结算方式。为便于管理和提高银行对账的效率,软件提供了设置银行结算方式的功能,用以建立在经营活动中所涉及的结算方式。

  结算方式设置主要内容包括:结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。票据管理标志是软件为辅助出纳对银行结算票据的管理而设置的功能,类似于手工系统中的支票登记簿管理方式。


结 算 方 式 编 码

结 算 方 式 名 称

票 据 管 理

1

现金结算

2

票据结算

201

现金支票

202

转账支票

203

银行汇票

3

其他

  8、设置凭证类别。许多企业为了便于管理或登账方便,一般对记账凭证进行分类编制,但各企业的分类方法也不尽相同,可以按照本企业的需要对凭证进行分类。

  通常,系统提供五种常用分类方式供用户选择:

  1)记账凭证;

  2)收款凭证、付款凭证、转账凭证;

  3)现金凭证、银行凭证、转账凭证;

  4)现金收款凭证、现金付款凭证、银行收款凭证、银行付款凭证、转账凭证;

  5)自定义凭证类别。

  凭证类别不影响记账的结果。一般而言,可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证。业务量较少的单位可不分类,即只设置“记账凭证”一种类别。

  某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制,通常系统有五种限制类型供选择:

  借方必有:制单时,此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额;

  贷方必有:制单时,此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额;

  凭证必有:制单时,此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额;

  凭证必无:制单时,此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额;

  无限制:制单时,此类凭证可使用所有合法的科目。

  例如,在会计实务中,“收款凭证”的借方必须是现金或银行存款科目。在计算机方式下,可将“收款凭证”的限制类型设置为“借方必有”,限制科目为现金和银行存款科目。这样做的好处是,在填制一张收款凭证时,若借方出现的不是现金或银行存款科目,则凭证不能保存。

  例4-12:

  操作演示


凭 证 类 别

限 制 类 型

限 制 科 目

收款凭证

借方必有

1001,1002

付款凭证

贷方必有

1001, 1002

转账凭证

凭证必无

1001,1002

  9、设置会计科目。

  在电算化账务处理系统中需要使用数字对会计科目进行编码。实行会计科目编码后,能够从根本上克服手工记账的缺点,便于账务处理的电算化。

  新增会计科目

  (1)科目编码。必须输入。在输入会计科目时,应注意以下几个原则:第一,逐级向下增设会计科目,即先设置上级会计科目,再设置下级会计科目。如银行存款,必须先输入一级科目102,再设置二级科目,如10201等,二级科目设置后才可以输入三级科目,以此类推。第二,输入的会计科目编码必须惟一,如果系统中已存在10201,再输入10201时,系统强制要求操作者重新输入科目代码。第三,科目编码一般由数字构成,特殊情况下也可以使用英文字母(大小写均可),但不允许使用空格、引号等。

  (2)科目名称。必须输入。分为中文科目名称和英文科目名称,如果建立系统时选择的是中文版,则必须输入中文科目名称,英文名称则可输入也可不输入,如果是英文版,则必须输入英文名称,汉字名称可输入也可不输入。如果选择中文版,一般输入汉字,也可以输入减(-)、正斜杠(\),但不能输入其他字符。中文科目名称的长度一般不超过10个汉字,超过10个汉字的科目名称要使用简称。

  (3)科目类型。输入一级科目时必须选择输入。科目类型划分为资产、负债、所有者权益、成本、损益,其代码的第一位分别用1、2、3、4、5来表示,一般在输入一级科目时要求操作者选择,如果输入科目代码的第一位与实际选择的类型不匹配,系统会提示操作者更正,如输入的科目代码是201,而选择的类型为资产类,则提示操作者更正。输入二级或二级以下科目时,不能选择科目类型,系统自动设置为与一级科目相一致的类型。

  (4)助记码。助记码是帮助操作者记忆的代码,一般可用科目名称中各个汉字拼音的头一个字母组成。助记码可输入也可不输入。

  (5)账页格式。定义该科目在账簿打印时的默认格式,必须选择输入。系统提供金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式。一般情况下,有外币核算的科目可设为外币金额式,有数量核算的科目可设为数量金额式,既有外币又有数量核算的科目可设为外币数量式,既无外币又无数量核算的科目可设为金额式。

(6)辅助核算。根据管理的需要设置。辅助核算也叫辅助账类,用于说明新增设的科目是否有辅助核算要求。系统除完成一般的总账、明细账核算外,还提供以下几种辅助核算功能供用户选用,包括部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算五种。例如:制造费用可设成部门核算,生产成本可设成项目核算,应收账款可设成客户往来核算,应付账款可设成供应商往来核算等。

  某一科目可同时设置两种辅助核算,如管理费用既想核算各部门的使用情况也想了解在项目上的使用情况,那么可以同时设置部门核算和项目核算。但个人往来、客户与供应商往来不能一同设置。辅助核算一般设置在末级科目上(末级科目是没有下级科目的科目,只有末级科目才能用于凭证填制,才能进行相应的辅助核算),但为了查询或输出方便,有些科目也可以在末级和上级同时设置辅助核算,但当上级科目设置辅助核算时,其末级科目必须设置相应的辅助核算。

  (8)外币核算。用于设定需要进行外币核算的科目,以及核算的外币名称。一个科目只能选择一种外币核算,有外币核算要求的科目才允许设定外币币名,如果该科目核算的外币币种没有定义,可进入“汇率管理”中定义。

  (9)数量核算。用于设定需要进行数量核算的科目,以及数量计量单位。计量单位可以是任何汉字或字符,如公斤、件、吨等。

  例4-13


科 目 名 称

辅 助 核 算

方向

币别计量

期 初 余 额

库存现金(1001)

日记

 

6000

银行存款(1002)

 

 

500000

工行存款(100201)

银行日记

 

300000

中行存款(100202)

银行日记

美元

200000

应收账款(1122)

客户往来

 

80000

其他应收款(1221)

个人往来

 

9000

预付账款(1123)

供应商往来

 

 

原材料(1403)

 

 

73200

空白光盘(140301)

数量核算

30000

包装盒(140302)

数量核算

43200

其他原料(140303)

 

 

 

 

库存商品(1405)

 

 

240000

固定资产(1601)

 

 

800000

累计折旧(1602)

 

 

140000

无形资产(1701)

 

 

250000

短期借款(2001)

 

 

300000

应付账款(2202)

供应商往来

 

40000

预收账款(2203)

客户往来

 

 

应交税费(2221)

 

 

 

应交增值税(222101)

 

 

 

进项税额(22210101)

 

 

 

销项税额(22210102)

 

 

 

实收资本(4001)

 

 

1000000

利润分配(4104)

 

 

540200

生产成本(5001)

 

 

62000

直接材料(500101)

项目核算

 

7000

直接人工(500102)

项目核算

 

25000

制造费用(500103)

项目核算

 

30000

管理费用(6602)

 

支出

 

 

工资(660201)

部门核算

支出

 

 

办公费(660202)

部门核算

支出

 

 

差旅费(660203)

部门核算

支出

 

 

招待费(660204)

部门核算

支出

 

 

折旧费(660205)

部门核算

支出

 

 

其他(660206)

部门核算

支出

 

 

10、录入期初数据。在初次使用账务处理子系统时,应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。若企业是在年初建账,则输入的期初余额就是年初余额。若企业是在年中建账,则应输入建账月份的期初余额和年初到此时的借贷方累计发生额,系统会自动倒算出年初余额。例如,某企业2011年6月开始启用总账系统,那么,应将该企业2011年5月末各科目的期末余额及1—5月的累计发生额计算出来,准备作为启用系统的期初数据录入到账务处理子系统中,系统将自动计算年初余额;若科目有辅助核算,还应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入。

  期初余额录入是将手工会计资料录入到计算机的过程之一。余额和累计发生额的录入要从最末级科目开始,上级科目的余额和累计发生数据由系统自动计算。红字余额应输入负号。

  期初余额的录入分两部分:总账期初余额录入、辅助核算科目期初余额录入。本功能是通过总账模块设置功能完成的。

  例4-15:

  (1) 总账期初余额表(见上表)

  (2) 辅助账期初余额表

  会计科目:1221 其他应收款 余额:借9000元


日 期

部 门

个 人

摘 要

方 向

期 初 余 额

2010-12-26

管理室

张明

出差借款

6000

2010-12-27

销售部

赵达

出差借款

3000

(二)日常业务处理

  1.填制凭证

  初始化工作设置完成后,就可以开始进行日常账务处理了。使用计算机处理会计业务后,记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化,只要用户操作得当,瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证,因为所有的会计数据都要通过填制凭证这个途径进入系统。如个人往来、客户往来、供应商往来、外币业务、部门核算、项目核算等辅助账,在记账时是自动完成的,但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录入的。电子账簿的准确性与完整性完全依赖于记账凭证,因而会计人员要确保记账凭证输入的准确完整。

  (1)增加凭证

  输入凭证时,一般有两种处理方式,一种是会计人员在计算机上直接根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证,另一种是会计人员先手工编制记账凭证,再批量录入计算机中。前一种方式又称前台凭证处理方式,一般在会计业务量大、基础工作较好的单位实施,后一种方式又称后台凭证处理方式,一般在业务不多、刚开展会计电算化的单位实施。

  凭证填制内容包括:

  增加会计凭证。进入填制凭证界面时,用鼠标单击“增加”图标,增加一张新凭证,这时光标定位在凭证类别选择项上。

  凭证类别及凭证编号。在凭证类别选择列表框内选择凭证类别,列表框内显示的凭证类别在系统初始化功能中设置。如果用户选用自动编号方式,凭证类别选择后,系统自动生成该张凭证编号。

  关于凭证编号,有几点补充说明:

  凭证编号也可以采用手动方式编制,但需要在设置菜单的“凭证”功能中将制单编制方式由系统编号改为手工编号。在手工编号方式下,操作者可以输入凭证的编号,但当记账时,系统会检测凭证编号的正确性,不允许出现漏号、重号、跳号。一般情况下,凭证编号由系统分类按月自动编制,每类凭证每月从0001号开始,即每类凭证每月的编号范围是0001—9999。

  对于网络用户,如果是几个人同时制单时,在凭证的右上角,系统会提示一个参考凭证号,真正的凭证编号只有在凭证已填制并经保存完毕后才给出。

  系统自动管理凭证页号。系统规定每页凭证有五笔分录,当某张凭证不止五笔时,系统自动在凭证号后标上分单号,如:收0001号0002/0003表示为收款凭证第0001号共有三张分单,当前是第二张分单。

  制单日期。系统自动获取计算机系统日期为记账凭证填制日期,如果日期不正确,可进行修改或按参照输入。在一般情况下,系统自动采用制单序时控制,即凭证编号与凭证日期保持同步递增的关系,不允许输入的日期比本月同类型的上一张凭证日期小,除非操作人员进入凭证设置功能,取消制单序时控制。

  附单据数。在“附单据数”处输入原始单据张数,操作者按实际情况输入。有的情况下,记账凭证没有原始单据,如转账凭证,则可以不输入。

  凭证摘要。在摘要栏内输入本笔分录的业务说明,摘要要求简洁明了。在账务处理环境下,凭证摘要采用多摘要方式,上一分录的摘要系统会自动复制到本笔分录的摘要栏内,操作者可以修改,使其更符合本笔分录的业务说明。

  会计科目。科目必须输入末级科目。科目可以输入科目编码、中文科目名称、英文科目名称或助记码,一般情况下输入科目编码。输入科目时也可在科目区中用鼠标单击参照录入。采用科目编码或助记码形式输入后,系统会自动转换成科目名称,并给出上级科目,便于操作者检查。

  金额。即该笔分录的借方或贷方本币发生额,金额不能为零,但可以是红字,红字金额以负数形式输入。如果方向不符,可按空格键调整金额方向,如本应在借方金额栏输入100,但在贷方金额栏输入了100,此时,可按空格键调整。

  制单人员。制单人员的名字不需要操作人员输入。谁调用填制凭证功能,系统就自动将谁的名字确认为本张凭证的制单员。

  当凭证全部录入完毕后,按“保存”图标保存这张凭证,按“放弃”图标放弃当前增加的凭证,也可用鼠标单击“增加”继续填制下一张凭证。当保存凭证时,系统会检测凭证的合理性。如没有摘要时,强制要求输入摘要;借方金额合计与贷方金额合计不等时,不允许保存凭证。

例4-16:

  (1) 1日,销售部赵达请客户吃饭,现金消费600元。(附单据一张)

  (付款凭证) 摘要:招待客户

  借:销售费用(6601) 600

   贷:库存现金(1001) 600

  (2) 3日,财务部王晶从工行提取现金5000元,作为备用金。(现金支票号XP001)

  (付款凭证) 摘要:提现

  借:库存现金(1001) 5000

   贷:银行存款/工行存款(100201) 5000

  (3) 5日,收到大恒集团投资资金20000美元,汇率1:6.8。(转账支票号ZP001)

  (收款凭证) 摘要:收到投资

  借:银行存款/中行存款(100202) 136000

   贷:实收资本(4001) 136000

  (4) 7日,采购部白方采购空白光盘1000张,每张2元,材料直接入库,货款以银行存款支付。(转账支票号ZP002)

  (付款凭证) 摘要:购空白光盘

  借:原材料/空白光盘(140301) 2000

   应交税费/应交增值税/进项税额(22210101) 340

   贷:银行存款/工行存款(100201) 2340

  (5) 10日,销售部赵达收到北京汇仁学校转来一张转账支票,金额50000元,用以偿还前欠货款。(转账支票号ZP003)

  (收款凭证) 摘要:收到货款

  借:银行存款­­/工行存款(100201) 50000

   贷:应收账款(1122) 50000

  (6) 12日,采购部白方从北京利源购入英语学习光盘100张,单价60元,货税款暂欠,商品已验收入库。

  (转账凭证) 摘要:购光盘

  借:库存商品(1405) 6000

   应交税费/应交增值税/进项税额(22210101) 1020

   贷:应付账款(2202) 7020

  (7) 14日,管理室支付业务招待费4000元。(转账支票号ZP004)

  (付款凭证 )摘要:支付招待费

  借:管理费用/招待费(660204) 4000

   贷:银行存款/工行存款(100201) 4000

  (8) 16日,管理室张明出差归来,报销差旅费6000元。

  (转账凭证) 摘要:报销差旅费

  借:管理费用/差旅费(660203) 6000

   贷:其他应收款(1221) 6000

  (2)凭证修改

  凭证修改分两种情况。一种是凭证录入过程中进行的修改,则直接单击某一需要修改的项目重新输入即可,另一种情况是对已保存的凭证进行的修改。进入凭证填制界面,首先调出凭证需要修改的凭证,可使用翻页功能将需要修改的凭证调出,如“上张”、“下张”等,如果输入的凭证较多,可使用凭证查询功能进行定位,然后是进行修改,直接单击需要修改的项目重新输入即可。

  如果操作员修改了他人填制的凭证,则制单员变成修改凭证的操作员。已审核的凭证不能直接修改,需要先取消该张凭证的审核。已记账的凭证不能修改,只能查询。

  (3)删除凭证

  作废/恢复凭证。当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时,可将其作废。方法:进入填制凭证窗口后,找到要作废的凭证。点击“制单→作废/恢复”命令,凭证上显示“作废”字样,表示已将该凭证作废,作废凭证仍保留凭证内容及凭证编号。若当前凭证已作废,还可点击“制单→作废/恢复”命令,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。

  凭证整理。凭证整理就是删除所有作废凭证,并对未记账凭证重新编号。若本月已有凭证记账,那么,本月最后一张已记账凭证之前的凭证将不能作凭证整理,只能对其后面的未记账凭证进行凭证整理。若想

 2.审核凭证

  记账凭证输入计算机后放置在暂存凭证数据文件中,可以编辑、修改甚至删除,因而它是非正式的会计档案,还必须经过审核及记账处理,才能输出总账、明细账及辅助账等。

  审核凭证是审核员按照财会制度,对制单员填制的记账凭证进行检查核对,主要审核记账凭证是否与原始凭证相符,会计分录是否正确等,审查出认为错误或有异议的凭证,应传递给填制人员修改。只有具有审核权限的人才能使用本功能。

  凭证审核需先重新注册更换操作员,由具有审核权限的操作员来进行。凭证既可逐张审核,也可成批审核。

  例4-17:

  对前面填制的凭证行进审核操作。

  操作演示:

  审核凭证在凭证审核过程注意几点:

  第一,若审核人员发现该凭证有错误,可按“标错”图标,对凭证进行标错,以便制单人对其修改。已标错的凭证不能审核,若想审核,需先按“取消”图标取消标错后才能审核。

  第二,若想对已审核的凭证取消审核,可用鼠标单击“取消”图标取消审核,取消审核签字只能由审核人自己进行。

  第三,审核人和制单人不能是同一个人。即使某一操作员具有审核权与制单权,但对某一张凭证而言,不能既是制单人,又是审核人。

  第四,凭证一经审核,就不能被修改、删除,只有取消审核签字后才可以进行修改或删除。

  3.记账

  记账凭证经审核签字后,即可用来登记总账、明细账和辅助账等。记账过程是在计算机程序的控制下自动完成的,人工不能干预,而且记账过程很快,瞬间内完成,大大提高了凭证处理的效率。一般账务系统的记账采用向导方式,使记账过程更加明确。

  例4-18:

  对前面已审核凭证进行记账。

  操作演示:

  记账在记账时需要注意的几个问题是:

  第一,记账过程一旦断电或因其他原因造成中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”恢复数据,然后用户再重新记账。

  第二,如果用户发现某一步设置错误,可通过单击“上一步”返回后进行修改。如果在设置过程中不想再继续记账,可通过单击“取消”,取消本次记账工作。

  第三,在记账过程中,不得中断退出。

  第四,在第一次记账时,若期初余额试算不平衡,系统将不允许记账。

  第五,所选范围内的凭证如有不平衡凭证,系统将列出错误凭证,并重选记账范围。

  第六,所选范围内的凭证如有未审核凭证时,系统提示是否只记已审核凭证或重选记账范围。

  4.账簿查询

  企业发生的经济业务,经过制单、审核、记账等程序后,就形成了正式的会计账簿。账簿管理包括账簿的查询和打印。在T3管理系统中,账簿分为基本会计核算账簿和辅助核算账簿。

作凭证整理,应先利用“恢复记账前状态”功能恢复本月月初的记账前状态,再进行凭证整理。

(三)月末处理

  期末业务处理的主要工作是:期末的摊、提、结转业务的处理、对账、结账等工作。期末业务是会计部门在每个会计期末都需要完成的特定业务。这些业务数量不是太大但处理较复杂。由于期末业务处理的主要数据来源于账簿记录,各会计期间的多数期末业务处理具有很强的规律性,比较适合计算机自动进行处理。

  因此在账务处理子系统中,期末业务的处理主要是由计算机根据用户的设置自动进行的。

  系统提供五种类型的转账定义:自定义转账、对应结转、销售成本结转、汇兑损益结转、期间损益结转。

  1.自定义转账

  (1)转账定义。转账定义是把凭证的摘要、会计科目、借贷方向以及金额的计算公式预先设置成凭证模板,称为自动转账分录,待需要转账时调用相应的自动转账分录生成凭证即可。

  例4-19:

  自定义结转设置。

  转账序号:0001

  转账说明:计提短期借款利息

  转账分录:

  借:财务费用/利息支出(660301) JG()

   贷:应付利息(2231) QM(2001,月)*0.01

  操作演示:

  (2)转账生成

  定义完转账凭证后,每月月末只需执行本功能即可由计算机快速生成转账凭证,在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去,通过审核、记账后才能真正完成结转工作。

  例4-19-2:

  自定义结转凭证生成记账凭证。

  操作演示:

  2.对账

  对账是对账簿数据进行核对,以检查记账是否正确,以及账簿是否平衡。它主要通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来,实行计算机记账后,只要记账凭证录入正确,计算机自动记账后各种账簿都应正确、平衡,但由于非法操作或计算机病毒或其他原因,有时可能会造成某些数据被破坏,引起账账不符,为了保证账证相符、账账相符,用户应经常使用本功能进行对账,至少一个月一次,一般可在月末结账前进行。

  3.结账

  结账过程共分四步,在结账向导的引导下完成:

  (1)显示所要进行结账的月份。

  (2)核对账簿。结账前,系统自动进行账簿核对,包括总账与明细账、科目余额与各辅助账等,如果账账相符,可进行下一步结账工作,如果不相符,系统中止结账工作。

  (3)显示月度工作报告。一般显示四个方面的内容:一是本月账面试算平衡报告,二是本月账账核对报告,三是本月工作量报告(各类已审核凭证张数和未审核凭证张数),四是上月结账状态。

  (4)点击结账。如果通过以上结账步骤,单击“结账”按钮,系统进行结账,否则不予结账。

  例4-20:

  对本账套进行结账操作。

  操作演示:

  关于结账,有几点需要注意:

  (1)上月未结账,则本月不能结账。

  (2)上月未结账,则本月不能记账,但可以填制、审核凭证。

  (3)本月还有未记账凭证时,则本月不能结账。

  (4)已结账月份不能再填制凭证。

  (5)结账只能由有结账权限的人进行。

  (6)账账核对不符,不能结账。

    此文章是由会计从业资格考试网(www.kjcyks.com)为大家精心收集和整理,希望各位朋友能够喜欢,并支持我们,我们会做的更好!—— 转载请注明文章来源及原始链接,谢谢合作!


分享到:

你可能还喜欢这些文章

热点内容


推荐内容
2017会计电算化考试新变化及重难点
2017会计电算化考试新变化及重难点 第一章 会计电算化概述 新变化:删除XBRL的优势内...
如何突破会计电算化考试
如何突破会计电算化考试 会计电算化考试采用财政部统一考试题库,如何顺利通过会计电...
工资管理模块提供数据输入的方式
工资管理模块提供数据输入的方式 由于工资数据具有来源分散等特点,工资管理模块一般...
会计电算化知识点:基本财务函数
会计电算化知识点:基本财务函数 1.SLN SLN(cost,salvage,life)用于返回某项资产...
2016会计电算化考点:公式的运用
2016会计电算化考点:公式的运用 (一)公式的概念及其构成 例如:=68+B2*3-SUM(C1:...
2015会计电算化考试试题-会计软件服务
2015会计电算化考试试题-会计软件服务 一、单项选择题 (本题共10题,每题1分,共10分...
如何应对会计电算化考试
如何应对会计电算化考试 会计电算化考试很多考生接触比较少,考试时老是感觉心里没底...
初级会计电算化软件用友t3标准版安装注意事项
初级会计电算化软件用友t3标准版安装注意事项 如果是用友t310.6版,先检查计算机名称...